ambiguiteit op werk scaled

Ambiguïteit op werk: zo stop je projecten met bloeden

Publicatie: 4 juli 2017

Advantage

Ambiguïteit op werk: zo stop je projecten met bloeden

Ambiguïteit is die fase waarin iedereen druk is, niemand zeker weet wat “goed” is, en jij aan het eind van de maand alleen maar kosten ziet. Niet omdat je team niet wil. Omdat jij geen kaders geeft. Vaagheid is duur.

Inhoud

  1. Wat ambiguïteit echt is (en wat niet)
  2. 10 symptomen dat je organisatie in mist werkt
  3. De prijs van vaagheid: geld, energie en stress
  4. Helderheid maken in 5 stappen
  5. Besluitregels die ambiguity slopen
  6. Mini-case: zo ging het mis, zo fix je het
  7. 3-minuten check voor directeuren
  8. FAQ

Wat ambiguïteit echt is (en wat niet)

Ambiguïteit is niet “we weten het nog niet”. Ambiguïteit is “we gebruiken dezelfde woorden, maar bedoelen iets anders”. Dan krijg je meetings vol knikken en uitvoering vol teleurstelling.

Voorbeeld: “We willen klantgerichter werken.”

Klinkt top. Tot je vraagt: wat is klantgericht, precies. Sneller leveren. Minder fouten. Meer bellen. Minder bellen. Extra service. Minder kosten. Als niemand het definieert, wint de hardste stem. Niet de beste keuze.

10 symptomen dat je organisatie in mist werkt

1) Discussie over woorden

“Wat bedoelen we met kwaliteit?” Dat is geen detail, dat is het probleem.

2) Iedereen heeft zijn eigen prioriteit 1

Dan is er dus geen prioriteit 1.

3) Besluiten worden teruggedraaid

Niet omdat je wispelturig bent, maar omdat de definities ontbreken.

4) Meetings worden langer

Omdat niemand durft te kiezen zonder kader.

5) Overleggen vervangen actie

Vergaderen is veilig. Leveren is zichtbaar.

6) “Kun je dat even mailen?”

Mensen zoeken bewijs om later geen schuld te krijgen.

7) Scope creep

Alles mag erbij, want niemand bewaakt de grens.

8) Kwaliteit daalt of tempo daalt

Omdat er geen trade-off regels zijn.

9) Irritatie stijgt

Onzekerheid maakt mensen kortaf. Heel menselijk. Heel duur.

10) De beste mensen worden stil

Ze stoppen met trekken aan iets dat toch niet helder wordt.

De prijs van vaagheid: geld, energie en stress

Ambiguïteit vreet aan je organisatie zoals lekkage aan een boot. Je blijft hozen, iedereen is moe, en je vraagt je af waarom je niet vooruit komt.

Zie je ondertussen stress, uitval en “vage klachten” oplopen? Dan is dat geen toeval. Daarover lees je meer bij Arbo voor MKB werkgevers.

Helderheid maken in 5 stappen

  1. Definieer de woorden. Kies 3 kernwoorden en zet ze op 1 A4: wat is het, wat is het niet.
  2. Kies de trade-off. Wat wint: snelheid of kwaliteit? Groei of marge? Nu of later? Zeg het hardop.
  3. Maak het klein en testbaar. Een pilot van 2 weken is beter dan 2 maanden discussie.
  4. Maak een owner en een deadline. Zonder owner wordt het een mening. Zonder deadline wordt het een hobby.
  5. Creëer een vast ritme. Wekelijks: wat hebben we geleerd, wat stoppen we, wat is de volgende stap.

Snelle win: laat je team één zin afmaken: “Succes betekent dat…”

Als je 8 verschillende eindes krijgt, heb je geen probleem met uitvoering. Je hebt een probleem met definitie.

Besluitregels die ambiguity slopen

Plak deze besluitregels in je MT en je krijgt meteen minder ruis.

70%-regel “We beslissen als we 70% weten. Anders beslissen we nooit.”

Eén eigenaar “Per onderwerp: één eigenaar die mag kiezen binnen kaders.”

One-way vs two-way door “Onomkeerbaar? Dan meer zorg. Omkeerbaar? Dan sneller testen.”

Stoplijst “Als we ja zeggen tegen dit, zeggen we nee tegen dat.”

Handige verdieping hierover: McKinsey beschrijft hoe je onzekerheid in niveaus kunt knippen, zodat je niet doet alsof alles één grote mist is. Strategy under uncertainty (McKinsey, PDF)

Mini-case: zo ging het mis, zo fix je het

Zo ging het mis: Sales roept “we moeten consultative verkopen”. Marketing denkt: meer content. Sales denkt: langere gesprekken. Finance denkt: hogere marge. Iedereen gaat rennen. Niemand weet wat “consultative” vandaag betekent. Resultaat: chaos, discussies, gemiste targets.

Zo fix je het: je definieert 3 gedragingen (vragen, diagnose, voorstel). Je kiest 1 KPI (ratio diagnose naar voorstel). Je zet een weekritme neer. Je maakt één sales owner. En je stopt één andere initiative zodat er ruimte is.

Helderheid is geen extra werk. Het is minder verspilling.

3-minuten check voor directeuren

  1. Kun je in 1 zin zeggen wat “succes” is, zonder containerwoorden?
  2. Kun je in 1 zin zeggen wat jullie níet doen?
  3. Is er één eigenaar per onderwerp, of “we”?
  4. Hebben jullie trade-offs uitgesproken (snelheid vs kwaliteit, groei vs marge)?
  5. Is er wekelijks een ritme: leren, kiezen, bijsturen?

Als je 2 keer “nee” scoort: dan is je probleem niet je team. Dan is je probleem je kader.

Wil je ambiguity eruit slopen zonder eindeloze sessies?

Ik help directies en MT’s kaders, besluitregels en ritme bouwen zodat mensen weten wat “goed” is en weer gaan leveren. Bekijk Van der Wielen Advantage.

Als dit vooral schuurt in commercie en targets: lees ook Sales en commercieel leiderschap.

En als je merkt dat stress en uitval meeliften op die vaagheid: Arbo voor MKB werkgevers.

FAQ

Wat is het verschil tussen onzekerheid en ambiguïteit?

Onzekerheid is: je mist informatie. Ambiguïteit is: je mist betekenis. Je hebt data, maar iedereen leest iets anders.

Hoe stop ik eindeloos overleg?

Definities op 1 A4, één owner per onderwerp, en een vaste 70%-beslisregel. Dan wordt praten weer middel, geen schuilkelder.

Wat is de snelste eerste stap?

Kies één woord dat iedereen gebruikt (kwaliteit, urgent, klantgericht) en definieer het. Binnen 24 uur heb je minder ruis.

Meer lezen

Van der Wielen Advantage Sales en commercieel leiderschap Arbo voor MKB werkgevers Roelvanderwielen.nl

DIT IS GEEN LOSSE TIP. DIT IS EEN VOORSPRONG.

Dit artikel komt uit The Van der Wielen Advantage. Wil je sneller door het gedoe in je team heen prikken en menselijker sturen?

Ontdek het framework Plan een gesprek

LEES OOK:

DEEL DIT ARTIKEL:

LinkedIn Facebook X

Vergelijkbare berichten