Roel van der Wielen spoor 1 spoor 2

Eerstejaarsevaluatie week 52: dit is het opschudmoment (en zo voorkom je dossier-gedoe)

Publicatie: 16 april 2021

Kennisbank Arbo

Eerstejaarsevaluatie week 52: dit is het opschudmoment (en zo voorkom je dossier-gedoe)

Week 52 is het moment dat je stopt met hopen en weer gaat sturen.
Een jaar ziek betekent: óf je maakt nu harde afspraken, óf je gaat het tweede jaar in op drijfzand.
En drijfzand is leuk in films. In je bedrijf is het gewoon duur.

Kort antwoord

De eerstejaarsevaluatie is het verplichte moment rond week 52 waarin werkgever en werknemer samen de re-integratie van jaar 1 beoordelen. Je legt vast wat werkte, wat niet, en of je het plan van aanpak bijstelt. Ook als er niets verandert, zet je dat expliciet in de evaluatie. Dit document wordt onderdeel van het re-integratiedossier.

Tip: Als jouw evaluatie niet meetbaar is, is het geen evaluatie. Dan is het een dagboek.

Wat is de eerstejaarsevaluatie in normaal Nederlands

De eerstejaarsevaluatie is een verplicht evaluatiemoment na ongeveer één jaar ziekte. Jij en de werknemer bespreken hoe de re-integratie liep, en of jullie het plan van aanpak moeten aanpassen.

Het is geen “gesprekje” en ook geen “formuliertje voor later”. Het is een stuurmoment. Je maakt concreet waar je staat, waar je naartoe gaat, en wat er verandert.

Definitie in 1 zin

Eerstejaarsevaluatie betekent: werkgever en werknemer leggen rond week 52 vast hoe jaar 1 verliep en welke nieuwe afspraken gelden voor jaar 2.

En ja: ook als je niets wijzigt, schrijf je dat op. Want “we gingen gewoon door” is geen dossier. Dat is een herinnering.

Resultaat Bijsturen Meetbaar Dossierproof

Wanneer doe je dit en wat is de deadline

Praktisch werkt het zo: je doet de eerstejaarsevaluatie tussen week 46 en 52, met als harde grens: uiterlijk week 52.

Pro tip

Plan dit al rond week 44. Dan heb je tijd om advies van de bedrijfsarts te verwerken, en hoef je niet te sprinten met je tong op je schoenen.

Wat moet erin staan (zonder bla bla)

Wat je vastlegt

  • Waar jullie stonden aan het begin van jaar 1 (doel uit plan van aanpak).
  • Wat er echt gedaan is (acties, interventies, aanpassingen).
  • Wat het resultaat is (uren, taken, inzetbaarheid in werk-termen).
  • Wat nu het nieuwe doel is voor jaar 2.
  • Welke afspraken je bijstelt en waarom.
  • Wanneer je weer evalueert (datum en tijd).

Wat je niet vastlegt

  • Diagnoses, medicatie, therapie, medische details.
  • Frustratie, meningen, of “hij wil niet”.
  • Vage teksten zoals “we blijven in contact” zonder ritme.

De gouden regel

Alles wat je opschrijft moet beantwoorden: wat hebben we gedaan, wat is het effect, wat doen we nu anders.

Wat je vandaag doet: stappenplan

Stappenplan

  1. Pak je dossier erbij. Plan van aanpak, evaluaties, acties, contactnotities.
  2. Pak een actueel oordeel. Vraag bedrijfsarts om inzetbaarheid in werk-termen, zodat jij niet zit te gokken.
  3. Schrijf het resultaat in cijfers. Uren, taken, beperkingen en mogelijkheden in werk-taal.
  4. Beslis: bijstellen of doorgaan. En als je bijstelt: wat verandert er precies.
  5. Zet het tweede jaar neer. Doel, acties, eigenaarschap, evaluatiemomenten.
  6. Leg vast en deel. Werknemer krijgt kopie. Jij bewaart het in het dossier.

Als dit lastig is

Dan is dat meestal niet omdat het “complex” is. Dan is het omdat je het jaar door te weinig meetbaar hebt gewerkt. Goed nieuws: dat kun je nu fixen.

Mini-case: zo ging het mis, zo fix je het

Zo ging het mis: Werkgever doet in week 52 een gesprek en noteert: “We blijven werken aan herstel.” Geen cijfers, geen acties, geen evaluaties. In jaar 2 gebeurt hetzelfde, alleen met meer irritatie. En als iemand later vraagt “wat heb je gedaan”, heb je vooral woorden. UWV houdt niet van woorden. UWV houdt van inspanningen die je kunt aantonen.

Zo fix je het: Je zet het jaar 1 resultaat in werk-termen neer: welke taken, hoeveel uren, welke beperkingen. Je bepaalt 3 acties voor jaar 2, inclusief eigenaar en deadline. Je plant evaluaties. Je maakt afspraken die je kunt meten. Klaar.

Checklist

Snelcheck in 60 seconden

  • [ ] Evaluatie gepland uiterlijk week 52
  • [ ] Dossier erbij gepakt (plan, evaluaties, acties)
  • [ ] Resultaat jaar 1 is concreet (uren, taken, inzetbaarheid)
  • [ ] Nieuwe doelen jaar 2 zijn meetbaar
  • [ ] Bijstellingen zijn expliciet vastgelegd
  • [ ] Eigenaarschap per actie is duidelijk
  • [ ] Evaluatiemomenten staan met datum en tijd
  • [ ] Werknemer krijgt een kopie
  • [ ] Geen medische details vastgelegd

Voorbeeldzinnen en mini-template

3 voorbeeldzinnen die wel werken

  • Resultaat: “In week 52 is inzetbaarheid: [x] uur per week, taken: [..], randvoorwaarden: [..].”
  • Bijstelling: “We passen het plan van aanpak aan: doel wordt [..], acties zijn [..], evaluatie op [datum/tijd].”
  • Als er niets wijzigt: “We zetten de huidige afspraken voort en evalueren opnieuw op [datum/tijd].”
EERSTEJAARSEVALUATIE (week 52)
Datum: [..]
Samenvatting jaar 1 (feitelijk):
- Acties uitgevoerd: [..]
- Resultaat in werk-termen: [uren/taken/randvoorwaarden]

Besluit:
- [ ] Plan van aanpak blijft gelijk
- [ ] Plan van aanpak wordt bijgesteld

Nieuwe afspraken jaar 2:
Doel (1 zin): [..]
Acties (minimaal 3):
1) [actie] eigenaar [..] deadline [..]
2) [actie] eigenaar [..] deadline [..]
3) [actie] eigenaar [..] deadline [..]
Evaluaties:
- [datum/tijd]
- [datum/tijd]

Veelgestelde vragen

Is de eerstejaarsevaluatie verplicht?

Ja. Het is een vast moment in het poortwachtertraject rond één jaar ziekte. Je legt vast hoe de re-integratie liep en of je afspraken bijstelt.

Moet ik het plan van aanpak altijd aanpassen?

Nee. Maar je moet wel vastleggen of je het plan aanpast of niet. En als je bijstelt: wat precies en waarom.

Mag ik medische info opnemen in de evaluatie?

Nee. Jij houdt het bij inzetbaarheid en afspraken in werk-termen. Medische info hoort bij de bedrijfsarts, niet bij jouw dossier.

Wat is het echte nut voor een mkb werkgever?

Grip. Je krijgt een moment waarop je eerlijk checkt: werkt dit nog, of moet er iets veranderen. Zonder dit moment ga je jaar 2 in met dezelfde fouten, alleen duurder.

Bronnen

Dit artikel is praktisch geschreven voor mkb werkgevers. Wil je dat ik jouw dossier zo strak maak dat week 52 geen stressmoment is? Dan fixen we dat.

Wil je dat ik dit gewoon regel?

Dan plannen we koffie en zetten we jouw jaar 2 neer als een plan dat werkt: meetbaar, dossierproof, en zonder ruis. Jij runt je bedrijf, ik hou het traject strak.

Plan koffie

KB Arbo

Dit is geen losse tip. Dit is een voorsprong.

Wil je sneller door het gedoe heen prikken en met meer rust en ruggengraat sturen? Pak dan de juiste pagina erbij. Niet scrollen tot je ogen bloeden. Gewoon klikken.

Arbo voor MKB werkgevers, zonder gedoe Bekijk alle kennisbank artikelen over Arbo
Terug naar de kennisbank

DIT IS GEEN LOSSE TIP. DIT IS EEN VOORSPRONG.

Dit artikel komt uit The Van der Wielen Advantage. Wil je sneller door het gedoe in je team heen prikken en menselijker sturen?

Ontdek het framework Plan een gesprek

LEES OOK:

DEEL DIT ARTIKEL:

LinkedIn Facebook X

Vergelijkbare berichten