Publicatie: 14 mei 2019

Waarom leiders gedrag onderschatten

In vrijwel iedere organisatie bestaat hetzelfde geloof. Als de strategie klopt, volgt de organisatie vanzelf.

De redenering lijkt logisch. Een goede analyse van de markt leidt tot een duidelijke strategie. Een duidelijke strategie leidt tot duidelijke prioriteiten. En duidelijke prioriteiten leiden tot actie.

Maar wie organisaties van binnenuit kent, weet dat dit zelden zo werkt. Strategieën worden gepresenteerd. Roadmaps worden opgesteld. PowerPoints worden gedeeld. En vervolgens gebeurt er… verrassend weinig.

Teams blijven werken zoals ze altijd werkten. Managers blijven sturen op dezelfde indicatoren. Besluiten volgen dezelfde patronen.

Niet omdat mensen de strategie niet begrijpen. Maar omdat organisaties niet worden gestuurd door plannen. Organisaties worden gestuurd door gedrag.

En precies daar onderschatten leiders vaak hun eigen organisatie.

De illusie van bestuurlijke controle

Leiders kijken naar organisaties vanuit een positie van overzicht. Zij zien de markt. Zij zien de cijfers. Zij zien de strategische richting.

Vanuit dat perspectief lijkt het logisch dat organisaties zich laten sturen. Wanneer de richting helder is, kan de organisatie zich daarop aanpassen.

Maar dit perspectief bevat een fundamentele misvatting.

Leiders kijken naar organisaties via structuur. Medewerkers ervaren organisaties via gedrag.

Dat verschil lijkt klein. Maar het bepaalt vrijwel alles.

Een leider ziet een organogram. Een medewerker ziet een manager die bepaalt wat prioriteit krijgt. Een leider ziet een strategie. Een medewerker ziet een vergadering waarin risico’s worden vermeden. Een leider ziet een veranderprogramma. Een medewerker ziet een organisatie die liever niets fout doet.

En precies daar ontstaat het verschil tussen strategie en werkelijkheid.

Waarom gedrag sterker is dan strategie

Gedrag ontstaat niet uit plannen. Gedrag ontstaat uit context.

Wanneer mensen onder druk staan reageren ze op voorspelbare manieren. Ze vermijden risico. Ze beschermen hun positie. Ze zoeken bevestiging. Ze wachten op mandaat.

Dit gedrag is geen gebrek aan motivatie. Het is een rationele reactie op de omgeving waarin mensen werken.

Wanneer een organisatie bijvoorbeeld fouten zwaar afstraft, zullen medewerkers automatisch voorzichtiger worden. Wanneer beslissingen altijd omhoog worden gedelegeerd, zullen medewerkers wachten. Wanneer succes vooral wordt gemeten in cijfers, zullen managers cijfers beschermen.

Gedrag volgt altijd de prikkels van het systeem.

Daarom zie je dat strategie vaak strandt in gedrag.

Dit mechanisme wordt uitgebreider besproken in waarom strategie strandt in gedrag.

Waarom leiders organisaties anders ervaren

Een van de grootste redenen waarom leiders gedrag onderschatten, is simpel. Leiders ervaren organisaties anders dan medewerkers.

Leiders hebben overzicht. Zij zien:

de strategische richting
de financiële cijfers
de concurrentie
de langetermijnvisie

Medewerkers ervaren organisaties via dagelijkse druk.

deadlines
verwachtingen van managers
interne politiek
risico op fouten

Die twee perspectieven lijken op elkaar te lijken. Maar ze leiden tot compleet andere beslissingen.

Een leider denkt bijvoorbeeld: “Dit is een duidelijke prioriteit.”

Een medewerker denkt: “Als dit mislukt, krijg ik de schuld.”

En dus kiest de medewerker voor veiligheid. Niet voor strategie.

Het moment waarop organisaties beginnen te vertragen

In jonge organisaties is gedrag vaak eenvoudig. Teams zijn klein. Besluiten zijn direct. Fouten worden snel opgelost.

Maar zodra organisaties groeien, verandert dat.

Meer mensen betekent:

meer coördinatie
meer afhankelijkheden
meer risico
meer zichtbaarheid van fouten

En daarmee verandert gedrag.

Managers worden voorzichtiger. Medewerkers wachten vaker op goedkeuring. Beslissingen worden voorbereid voordat ze worden genomen.

Dit is het moment waarop organisaties langzaam beginnen te vertragen.

Een proces dat verder wordt uitgelegd in waarom organisaties langzaam worden.

Waarom verantwoordelijkheid verdwijnt

Een van de eerste dingen die verandert wanneer organisaties groeien, is eigenaarschap.

In kleine teams is duidelijk wie iets oppakt. In grotere organisaties wordt verantwoordelijkheid diffuser.

Wanneer verantwoordelijkheden niet expliciet zijn, ontstaat automatisch afwachtgedrag.

Niet omdat mensen niet willen werken. Maar omdat niemand het risico wil nemen om iets te doen wat misschien buiten zijn rol valt.

Dat proces wordt uitgebreid besproken in waarom verantwoordelijkheid verdwijnt in organisaties.

Het mechanisme dat organisaties werkelijk stuurt

Wanneer je organisaties terugbrengt tot hun kern, zie je een eenvoudige keten.

druk → gedrag → resultaat

Druk bepaalt gedrag. Gedrag bepaalt resultaat.

Wanneer leiders alleen naar resultaten kijken, missen ze de echte oorzaak. Wanneer leiders gedrag proberen te veranderen zonder de druk te veranderen, blijft gedrag hetzelfde.

En dus blijven resultaten hetzelfde.

Waarom leiders verkeerde interventies kiezen

Wanneer prestaties tegenvallen reageren organisaties bijna altijd op dezelfde manier. Ze verhogen de controle.

Nieuwe rapportages. Nieuwe meetings. Nieuwe KPI’s. Nieuwe dashboards.

Op papier lijkt dat logisch. Als prestaties tegenvallen moet er meer grip komen.

Maar precies daar gaat het vaak mis.

Meer controle verandert gedrag zelden positief. Sterker nog: het vergroot vaak de druk die afwachtgedrag veroorzaakt.

Wanneer mensen het gevoel hebben dat elke beslissing gecontroleerd wordt, worden ze automatisch voorzichtiger.

Risico wordt vermeden. Initiatief wordt zeldzamer. Besluiten worden uitgesteld.

Niet omdat mensen lui zijn. Maar omdat het systeem hen dat gedrag aanleert.

De onbedoelde gevolgen van controle

Controle is een van de meest onderschatte gedragsprikkels in organisaties.

Wanneer leiders meer controle introduceren, denken ze vaak dat ze de organisatie scherper maken.

Maar in werkelijkheid gebeurt er iets anders.

Controle verschuift de focus van verantwoordelijkheid naar verantwoording.

Dat lijkt een klein verschil. Maar het verandert gedrag fundamenteel.

Verantwoordelijkheid betekent: ik neem initiatief.

Verantwoording betekent: ik leg uit waarom ik niets fout heb gedaan.

Wanneer organisaties vooral op verantwoording sturen, verdwijnt initiatief vanzelf.

Dit mechanisme zie je in veel organisaties terug. Besluiten worden niet meer genomen omdat ze goed zijn. Besluiten worden genomen omdat ze veilig zijn.

Waarom organisaties voorzichtig worden

Voorzichtig gedrag ontstaat vrijwel altijd uit systeemdruk.

Wanneer fouten zichtbaar zijn maar initiatief niet wordt beloond, ontstaat een rationele strategie: vermijd fouten.

Wanneer managers worden afgerekend op korte termijn resultaten, ontstaat een andere strategie: bescherm je cijfers.

Wanneer besluitvorming door meerdere lagen moet, ontstaat nog een strategie: wacht op toestemming.

Al deze gedragingen lijken individueel logisch. Maar gezamenlijk maken ze organisaties langzaam.

Daarom zie je dat organisaties na hun eerste groeispurt vaak beginnen te vertragen.

Niet omdat mensen minder talent hebben. Maar omdat het systeem voorzichtig gedrag beloont.

Dit proces wordt uitgebreid besproken in waarom organisaties vastlopen na hun eerste groeispurt.

De rol van informele macht

Een tweede factor die leiders vaak onderschatten is informele macht.

In elke organisatie bestaan naast formele structuren ook informele netwerken.

Mensen weten:

wie werkelijk invloed heeft
wie risico’s kan nemen
wie conflicten kan veroorzaken
wie beslissingen kan blokkeren

Deze informele structuren bepalen vaak meer gedrag dan formele regels.

Wanneer leiders alleen naar structuur kijken, missen ze deze dynamiek.

Maar medewerkers navigeren dagelijks door deze informele systemen.

En dat bepaalt hun gedrag.

Waarom leiders gedrag te laat zien

Gedrag verandert langzaam.

Maar resultaten veranderen nog langzamer.

Dat betekent dat organisaties vaak pas zien dat er iets misgaat wanneer de gevolgen al zichtbaar zijn in cijfers.

Op dat moment reageren leiders.

Maar dan is het gedrag al verankerd in het systeem.

Dat maakt verandering moeilijker.

Daarom is het voor leiders belangrijk om gedrag vroeg te herkennen.

Hoe leiders gedrag werkelijk sturen

Leiders die gedrag willen veranderen moeten niet beginnen met plannen.

Ze moeten beginnen met context.

Dat betekent dat leiders kijken naar de prikkels die gedrag veroorzaken.

Een paar voorbeelden.

1 Duidelijke kaders

Wanneer kaders helder zijn, durven mensen sneller beslissingen te nemen.

Dit principe wordt verder uitgelegd in waarom kaders gedrag veranderen.

2 Eigenaarschap zichtbaar maken

Wanneer duidelijk is wie verantwoordelijk is, verdwijnt afwachtgedrag.

3 Initiatief belonen

Gedrag dat wordt beloond, groeit.

Wanneer initiatief zichtbaar wordt gewaardeerd, verandert gedrag sneller.

Waarom prestaties uiteindelijk voorspelbaar worden

Wanneer organisaties begrijpen hoe gedrag ontstaat, wordt resultaat verrassend voorspelbaar.

Niet omdat mensen perfect functioneren. Maar omdat gedragspatronen herkenbaar worden.

Wanneer druk hetzelfde blijft, blijft gedrag hetzelfde. Wanneer gedrag hetzelfde blijft, blijven resultaten vergelijkbaar.

Dit principe wordt verder uitgelegd in waarom prestaties voorspelbaar worden.

Wat dit betekent voor directies

Voor directies betekent dit iets fundamenteels.

Leiderschap gaat niet alleen over richting geven. Het gaat over begrijpen welke krachten gedrag in een organisatie sturen.

Wie die krachten begrijpt kan gedrag veranderen. En wie gedrag verandert verandert uiteindelijk resultaten.

Niet omdat strategie beter wordt. Maar omdat het systeem anders werkt.

Waarom leiders gedrag in organisaties onderschatten en hoe gedrag prestaties en strategie bepaalt.