Eerst even: over welke arbeidsvoorwaarden hebben we het

HR en directie gooien alles vaak op één hoop: “de arbeidsvoorwaarden”.
Maar er zitten drie totaal verschillende categorieën in.

1. Primaire arbeidsvoorwaarden

Dit is de basis: salaris, aantal vakantiedagen, werktijden, dat werk.
Vaak dichtgetimmerd in cao en contract.

2. Secundaire arbeidsvoorwaarden

De smeerolie. Dingen die het leven leuker maken: telefoon, laptop, fiets van de zaak,
bonus, thuiswerkvergoeding, opleidingsbudget.

3. Tertiaire arbeidsvoorwaarden

Dit is de sfeer, de beleving, de “hier wil ik werken”-factor.
Denk aan fruit op het werk, een fijne werkplek, aandacht voor gezondheid, feestjes, cultuur.
Niet altijd in geld uit te drukken, wel keihard voelbaar.

Waar gaat de WKR vooral over? Over alles wat geld kost of financieel voordeel geeft.
Vooral de secundaire en een deel van de tertiaire voorwaarden.

Wat doet de WKR nou eigenlijk

Kort door de bocht: de WKR bepaalt wanneer een extraatje voor je medewerker loon is,
wanneer het onbelast kan en wanneer jij als werkgever een lieve 80 procent eindheffing
mag aftikken.

De regeling draait om drie woorden die je als ondernemer gewoon in je kop moet hebben:

1. Vrije ruimte

De vrije ruimte is een percentage van je totale fiscale loonsom.
Binnen die pot kun je onbelaste vergoedingen en verstrekkingen kwijt die niet onder een
vrijstelling vallen.

In 2025 en 2026 mag je:

• 2 procent gebruiken over de eerste 400.000 euro loonsom
• 1,18 procent over alles daarboven

Vanaf 2027 wordt dat:

• 2,16 procent over de eerste 400.000 euro

Voorbeeld: loonsom 1 miljoen euro. Vrije ruimte in 2025:

• 2 procent van 400.000 = 8.000
• 1,18 procent van 600.000 = 7.080

Totaal: 15.080 euro speelruimte om dingen onbelast weg te geven.

2. Gerichte vrijstellingen

Dat zijn vergoedingen die de fiscus zo belangrijk vindt, dat ze niet in je vrije ruimte vallen
en gewoon belastingvrij mogen. Voorbeelden:

• reiskosten tot het maximale fiscale tarief per kilometer
• bepaalde arbovoorzieningen, zoals preventief medisch onderzoek of burn-outcoaching
• studie- en opleidingskosten
• noodzakelijke ICT, zoals laptop of telefoon

Een slimme werkgever stopt zoveel mogelijk in deze categorie, zodat de vrije ruimte
beschikbaar blijft voor andere dingen.

3. Eindheffing van 80 procent

Ga je over je vrije ruimte heen, dan volgt de straf: 80 procent eindheffing over het bedrag
dat je er overheen schiet.

Dat is een werkgeversheffing. Jij betaalt, je medewerker merkt er niets van.
Behalve dan dat jij de volgende keer minder gul bent.

De WKR is geen belastingding, het is een HR- en werkgeversmerk-ding

Hier gaat het bij veel bedrijven fout. De WKR wordt geparkeerd bij de boekhouder:

“Zet het maar ergens in een Excelletje, zolang de Belastingdienst maar niet belt.”

Gemiste kans.

Met de WKR kun je namelijk heel gericht bouwen aan:

• aantrekkelijk werkgeverschap
• loyaliteit van je mensen
• minder verloop
• meer energie op de werkvloer

Door slim te puzzelen tussen vrije ruimte, vrijstellingen en nihilwaarderingen maak je
arbeidsvoorwaarden die én leuk voelen én fiscaal logisch zijn.

Schuif je dit handig in elkaar, dan versterkt het direct je verhaal als werkgever.
Dit sluit naadloos aan bij hoe je jezelf neerzet op
Leiderschap met Lef en je
Arbo-aanpak.

Voorbeelden: zo zet je de WKR in voor blije mensen

Een paar concrete dingen uit de praktijk die onder de WKR slim zijn geregeld.

Fiets van de zaak

Een moderne klassieker. Medewerker blij, jij blij.
Fietsen kan fiscaal vriendelijk en voelt voor medewerkers als een grote plus.
Het is een arbeidsvoorwaarde die je zo in je vacaturetekst zet.

Internetvergoeding

Iedereen werkt, mailt en Teams-t thuis.
Een internetvergoeding kan onder voorwaarden belastingvrij vergoed worden.
Dat voelt voor medewerkers als: “mijn werkgever snapt hoe ik leef”.

Vitaliteit en arbo

Veel vitaliteitsprogramma’s kun je onder de arbo-vrijstelling laten vallen.
Denk aan preventief medisch onderzoek of burn-outcoaching.

Daarmee druk je je vrije ruimte niet vol, maar investeer je wel in gezondheid.
Dit sluit mooi aan op wat je schrijft over
burn-out op de werkvloer.

Feestjes

Personeelsfeest op kantoor? Dan valt dat onder een zogenoemde nihilwaardering:
nul belasting, inclusief hapjes en drankjes.

Huur je een dure locatie elders, dan gaat dat meestal wel ten koste van je vrije ruimte.
Zelfde feestje, andere fiscale uitkomst.

Een simpel stappenplan om grip te krijgen op je WKR

In veel schema’s zie je ingewikkelde stroomschema’s en vakjes, maar in normale taal
klinkt het zo:

Stap 1: snap de spelregels

Wat is vrije ruimte, wat zijn gerichte vrijstellingen, wat zijn nihilwaarderingen en
wanneer komt die 80 procent om de hoek kijken.

Stap 2: maak een lijst van alles wat je vergoedt of verstrekt

Kerstpakketten, verjaardagsbonnen, sportabonnementen, thuiswerkvergoedingen,
opleidingskosten, bedrijfsuitjes, fietsen, telefoons, noem alles.

Stap 3: label elk item

Hoort dit bij:

• gerichte vrijstelling
• nihilwaardering
• gewoon loon
• vrije ruimte

Stap 4: bereken je vrije ruimte

Pak je loonsom, reken de percentages uit en zet ernaast wat je er nu aan uit geeft.

Stap 5: stuur bij zolang het nog kan

Zie je dat je over de vrije ruimte heen dendert, dan kun je nog schuiven:

• dingen anders vormgeven
• meer gebruikmaken van vrijstellingen
• bepaalde extra’s op een andere manier aanbieden

Stap 6: leg het vast en communiceer

Leg keuzes netjes vast en leg je mensen uit welke regelingen er zijn.
Als niemand weet dat je iets geregeld hebt, heb je het in feite niet gedaan.

De duurste misverstanden over de WKR

Er gaan een paar hardnekkige fabels rond die je serieus geld kunnen kosten.

“Ach, een foutje hier en daar, dat maakt niet uit”

Jawel. Een vergeten bon of verkeerd aangewezen vergoeding kan bij controle leiden tot
een forse naheffing. Denk in de categorie tienduizenden euro’s.

“Bonussen mogen nooit in de vrije ruimte”

Onzin. Tot ongeveer 2.400 euro per persoon gaat dat in de praktijk vaak goed.
Daarboven wordt het gevoeliger en moet je echt kunnen uitleggen wat je doet.

“Alle vaste kostenvergoedingen moeten in de vrije ruimte”

Ook niet waar. Alleen het deel dat niet onder vrijstellingen of intermediaire kosten valt,
drukt op die vrije ruimte.

“Mijn accountant of salarisverwerker regelt dit wel”

Die zien vaak niet alles. Salarisverwerkers zien geen kosten buiten de loonstrook,
accountants missen soms de context. Jij blijft verantwoordelijk.

“Bij de jaarrekening kijken we wel even”

Dan ben je te laat. Je moet op het moment van verstrekken bepalen hoe je iets behandelt
binnen de WKR. Achteraf schuiven kan gedoe, boetes en ruzie met de Belastingdienst opleveren.

Buiten de WKR blijven: voordelen via een derde partij

Er is nog een interessante uitweg: voordelenplatforms waarbij de korting niet van jou komt,
maar van een externe retailer.

Zolang:

• de korting door de aanbieder wordt gegeven
• jij als werkgever alleen toegang mogelijk maakt
• jij geen inzicht hebt in individuele aankopen

worden die voordelen niet als loon gezien en vallen ze dus niet in de WKR.

Vertaling: jouw mensen kunnen goedkoper shoppen, jij hoeft geen vrije ruimte op te eten
en geen belasting te betalen. Dat is lekker werken.

Wat je hier als werkgever mee kunt

Als je dit allemaal leest en denkt: “Leuk, maar ik heb hier geen tijd voor”,
dan is dat precies het punt.

De meeste MKB-directeuren en HR-mensen hebben geen gebrek aan goede bedoelingen, maar wel aan:

• overzicht
• fiscale vertaalslag
• iemand die zegt: “oké, zo gaan we het doen”

Met een slimme WKR-aanpak kun je:

• je arbeidsvoorwaardenpakket aantrekkelijker maken zonder salarisverhoging
• je vrije ruimte maximaal benutten in plaats van weg te laten lekken
• dure missers en 80 procent eindheffing voorkomen

En ja, dat kan zonder dat jij avonden in Excel hoeft te zitten.